Do “tem horário na quinta?” ao paciente lembrado da consulta.
WhatsApp, Instagram e os outros canais da clínica numa Caixa de Entrada só. A recepção marca na Agenda e o paciente recebe aviso e lembrete no canal dele. A atendente virtual responde a dúvida das 22h e oferece horários livres para a recepção confirmar, e o tratamento parcelado tem lembrete de cada parcela.
Reconhece esses problemas?
Mensagem que ninguém viu
O paciente perguntou pelo WhatsApp às 19h, a mensagem ficou no celular da recepção, e ele marcou em outra clínica.
A mesma pergunta o dia inteiro
“Qual o endereço?”, “atendem o meu convênio?”, “precisa de jejum?”. A recepção responde as mesmas coisas enquanto o telefone toca.
Paciente que não aparece
A consulta estava marcada, ninguém lembrou o paciente na véspera, e o horário ficou vazio.
Tratamento parcelado na planilha
O tratamento de R$ 2.400 em quatro vezes mora numa planilha, e a cobrança de cada parcela depende de alguém lembrar.
Recepção e financeiro no mesmo número
Quem marca consulta lê a conversa de cobrança, e quem cobra se perde no meio das marcações.
Histórico que sai de férias
A recepcionista sai de férias e ninguém sabe o que ela combinou com cada paciente, porque estava no celular dela.
O Codewo junta conversa, agenda e pagamento numa tela só, a mesma em que a recepção atende.
Da primeira mensagem ao retorno.
Cada etapa da relação com o paciente acontece na mesma tela, sem copiar dado de um aplicativo para outro.
O paciente chama no canal dele
WhatsApp, Instagram, e-mail ou o chat do site: tudo cai numa Caixa de Entrada, com o histórico inteiro do paciente.
A dúvida tem resposta
A atendente virtual responde com o material da clínica e oferece horários livres. Quem confirma é a recepção.
A consulta é marcada e avisada
Com Notificar contato ligado, o paciente recebe a mensagem ao marcar, ao remarcar e, se você quiser, em cada lembrete.
Concluir diz o que aconteceu
Realizada, Não compareceu, Remarcada ou Cancelada. O retorno pode ser marcado ali mesmo.
Tratamento e parcelas
Orçamento com link, pedido com parcelas, lembrete antes de cada vencimento e a cobrança sugerida com a chave PIX da clínica.
Ela oferece os horários livres. A recepção confirma.
Você dá um nome a ela, escolhe o jeito de falar e os canais, e liga os trabalhos que servem à clínica. Ela consulta antes de responder, na mesma mensagem, e passa a conversa para quem você escolher.
- Tirar dúvidas com o meu materialEndereço, convênios aceitos, preparo de exame, política de cancelamento: ela responde com o que está na Base de Conhecimento da clínica, inclusive fora do expediente.
- Oferecer horários da agendaOlha o expediente e o que já está marcado e oferece até três horários livres por vez. Quando o paciente escolhe, a conversa vai para a recepção marcar.
- Triagem e encaminhamentoDescobre se o assunto é consulta, resultado de exame ou pagamento e passa para a equipe certa.
- Sai quando a recepção entraSe alguém da equipe escreve na conversa, ela para na hora. Antes de ligar um trabalho, você conversa com ela no Ensaio, sem enviar nada a ninguém.
A atendente virtual vem a partir do plano Professional, com uma franquia mensal de conversas. Ela não marca a consulta, e só oferece horários com o horário de atendimento configurado. Hoje ela olha a agenda da clínica inteira, não a de cada profissional, com 60 minutos por atendimento: com vários profissionais atendendo ao mesmo tempo, ela oferece menos horários do que existem.
Oi! Queria marcar uma consulta. Vocês atendem sábado?
Oi, Maria Clara! Atendemos de segunda a sexta, das 8h às 18h, e aos sábados, das 8h às 12h. Tenho estes horários livres: • Quinta, 01/10 às 14:30 • Sexta, 02/10 às 09:00 • Sábado, 03/10 às 10:00 Qual fica melhor para você?
Quinta às 14:30.
Anotado: quinta, 01/10 às 14:30. Vou passar para a recepção confirmar na agenda.
Olá, Maria Clara! Sua consulta com a Dra. Helena está marcada para quinta, 01/10, às 14:30. Se precisar remarcar, é só responder por aqui.
Perfeito, obrigada! Estarei lá.
O paciente é avisado ao marcar, ao remarcar e na véspera.
O aviso é parte do compromisso: ligue Notificar contato, escolha o canal e escreva a mensagem. O mesmo lembrete que avisa a recepção pode avisar o paciente.
- No canal em que ele fala com a clínicaO último canal usado pelo paciente já aparece como opção. No WhatsApp oficial, fora da janela de 24 horas, o aviso sai com o modelo aprovado que você escolher no compromisso.
- Remarcou? Ele fica sabendoMudou a data, o paciente recebe o aviso da mudança, e os lembretes acompanham o novo horário.
- A resposta volta para a conversa“Vou precisar remarcar” chega na Caixa de Entrada, no histórico do paciente, para a recepção resolver.
- A falta fica registradaAo concluir, a recepção marca Realizada, Não compareceu, Remarcada ou Cancelada. A consulta não vira “realizada” só porque o horário passou.
A resposta do paciente não muda a agenda sozinha: quem confirma ou remarca é a recepção. A Agenda também aceita dois compromissos no mesmo horário, então o encaixe duplo é evitado por quem marca. E as Automações ainda não têm gatilho de compromisso marcado: o aviso e o lembrete da consulta ficam no próprio compromisso. No Instagram e no Messenger, a Meta só aceita mensagem até 24 horas depois da última mensagem do paciente, então o lembrete da véspera costuma ir melhor pelo WhatsApp.
Tipo de atividade
Datas
Contato
Responsável
Notificar contato
Pré-visualização
Enviado para o contato via WhatsApp Recepção e também a cada lembrete configurado.
Cada lembrete configurado em Lembr. também será enviado ao contato neste canal.
O que a recepção usa todo dia.
Tudo na tela da conversa, sem módulo à parte para instalar.
8 canais, uma Caixa de Entrada
WhatsApp oficial e por QR Code, Instagram, Messenger, Telegram, e-mail, SMS e o chat do site. O paciente troca de canal e a conversa continua uma só.
O paciente ao lado da conversa
Compromissos, propostas, o que ele já pagou e o que ainda deve, e os campos que a clínica criar, como CPF, data de nascimento e convênio.
Adiar
“Te aviso quando o exame ficar pronto”: a conversa sai da fila e volta sozinha na data marcada, ou antes, se o paciente escrever.
Mensagem agendada
Escreva agora e escolha a hora: a mensagem sai sozinha no horário marcado, e se o envio falhar o Codewo tenta de novo.
Sugestões ao lado da mensagem
O paciente escreveu “pode ser quinta às 15h?”: a sugestão de agendar abre o compromisso com essa data. Nada acontece sem o clique da recepção.
Fora do horário
Fora do expediente, o paciente recebe a mensagem de fora do horário que você escreveu, e a conversa fica na fila para a recepção.
Distribuição sem favorito
Conversa nova cai em Rodízio ou em Balanceamento de carga, com limite por pessoa, e o horário de atendimento vale por equipe.
Carteira de pacientes
Cada paciente pode ter uma pessoa de referência. Com o Atendimento por carteira ligado, a conversa dele vai direto para ela, sem sorteio.
Recepção num número. Financeiro no outro.
Cada número pode ser reservado a uma equipe ou a pessoas. Quem não atende o canal não vê as conversas dele, não é sorteado para elas e não responde por ele.
- Inclusive o históricoAs conversas que passaram só por aquele número deixam de aparecer para quem ficou de fora: na lista, na busca e no link direto.
- Cada cargo com o seu alcanceCinco cargos prontos (Super Administrador, Administrador, Gerente, Agente e Visualizador) e mais de 100 permissões. Dá para criar um cargo de financeiro que vê pedidos e pagamentos sem ver conversas.
- Cadeado, não erroQuem abre um item ligado a um paciente fora do seu alcance vê um cadeado, não uma tela quebrada.
A conversa é uma por paciente: se ele escrever para os dois números enquanto a conversa está aberta, as mensagens caem na mesma conversa, e quem atende um dos números vê a conversa inteira, mas só responde pelo número que atende. As ligações de voz também são exceção: o aviso de chamada aparece para todos com permissão de atender, não só para quem atende aquele número.
Conversas de WhatsApp Financeiro aparecem só para quem estiver aqui — e só essas pessoas recebem e respondem por ele.
Vale também para o histórico: as 214 conversas que já passaram por este canal deixam de aparecer para quem ficar de fora.
Do orçamento do tratamento à última parcela.
Para quem vende tratamento, pacote ou procedimento: a proposta, o pedido e as parcelas ficam ao lado da conversa com o paciente.
Orçamento com link e aceite
O paciente abre no celular, lê os procedimentos, as condições e a validade, e aceita ali mesmo. “Resina ou porcelana?” vira uma escolha dentro da mesma proposta, e o total muda na hora.
Funil de tratamentos em Negócios
Avaliação feita, orçamento enviado, aprovado: o paciente interessado vira uma negociação, com o selo de parada quando ninguém dá retorno.
Parcelas que se geram sozinhas
Com a condição escolhida (entrada + 30 dias, 30/60/90), o aceite vira pedido com as parcelas, os valores e os vencimentos certos. Pagou parte de uma parcela? A baixa parcial é rotina, e cada pagamento tem recibo para imprimir.
Lembrete de parcela e cobrança com PIX
Ligada, a automação de Parcela vencendo lembra o paciente antes do vencimento, uma vez por parcela. No pedido, o Avisar cliente monta a cobrança com a parcela, o vencimento e a chave PIX da clínica.
No WhatsApp e no Telegram, ela responde “e aquele orçamento do clareamento?” com o valor, o que inclui e até quando vale, e pode montar a proposta com os procedimentos e os preços do seu catálogo, sem negociar desconto. A proposta nasce como rascunho, em nome de quem cuida daquele paciente na carteira (ou de quem você indicar, para paciente novo), e quem confere e envia é a equipe. Se você escolher, é para essa mesma pessoa que ela passa a conversa quando é hora de alguém entrar.
O Codewo não emite boleto nem QR Code PIX para o paciente, e a baixa é registrada pela equipe quando o pagamento cai. A nota fiscal é emitida no seu sistema fiscal; o pedido guarda o número e o link dela.
Dado de paciente pede controle de quem vê o quê.
O Codewo não é prontuário eletrônico: é onde a clínica conversa, marca e cobra. Para isso, traz controles de acesso que a própria clínica liga.
Cada um vê o que é seu
Conversas, contatos, negociações e agenda com alcance próprio, da equipe ou de todos, conforme o cargo.
Dois fatores e lista de IPs
A clínica pode exigir verificação em dois fatores de todos e aceitar a entrada só a partir dos endereços de rede que liberar.
Encerrar sessões fora do horário
Fora do expediente, a clínica pode bloquear o login e encerrar as sessões abertas, com aviso antes e uma lista de pessoas liberadas.
Acessos de suporte registrados
Quando o suporte entra na conta, a clínica vê a data, a pessoa e, quando podia alterar, o motivo. O que ele fizer sai assinado com o nome dele.
Mensagem apagada deixa registro
Nos canais que permitem apagar, a conversa mostra quem da equipe apagou a mensagem. Só a gestão lê o conteúdo, e cada leitura fica registrada.
Gravação de ligação com aviso
Se a clínica grava as ligações do WhatsApp oficial, o paciente ouve o aviso no começo. Ouvir a gravação é uma permissão à parte.
Dado de saúde é dado sensível pela LGPD. O Codewo não foi feito para guardar prontuário: diagnóstico, evolução e laudos continuam no sistema de prontuário da clínica. Parte dos serviços que fazem o Codewo funcionar trata dados fora do Brasil, como a Meta (WhatsApp, Instagram e Messenger) e os serviços de IA; a Política de Privacidade lista essas transferências.
Ligação pelo WhatsApp, atendida no computador da recepção.
Sem central telefônica nem ramal: o aviso aparece na tela e a recepção clica em Atender, com fone e microfone do computador. Fora do horário, o paciente ouve o recado que você gravou. Funciona no WhatsApp oficial, com o número habilitado pela Meta para chamadas, e não na conexão por QR Code.
Ver como funcionam as ligaçõesCampanha de retorno para quem sumiu.
Filtre quem não conversa com a clínica há seis meses, ou quem tem a etiqueta de um procedimento, e mande a mensagem pelo canal certo. Quem responder pode seguir para a recepção, e quem não responder recebe um lembrete dias depois.
Ver TransmissõesO que ninguém tem tempo de lembrar.
Receitas prontas abrem como rascunho, como o aviso ao gerente quando chega uma mensagem irritada e o lembrete da parcela que vai vencer. Nenhuma se liga sozinha, e o modo Testar roda o fluxo com uma conversa real sem enviar nada.
Ver AutomaçõesO paciente veio do anúncio, do Google ou do panfleto?
Saber de onde vem cada paciente muda onde a clínica investe. A origem é registrada no primeiro contato, nos canais em que o sinal existe; quem chega só pelo Instagram Direct, pelo Messenger ou por SMS ainda fica sem origem registrada.
- Anúncio do Meta com botão de WhatsApp → a recepção vê o anúncio acima da primeira mensagem, no WhatsApp oficial e no conectado por QR Code.
- Link rastreável com QR Code, para o WhatsApp conectado por QR Code ou o Telegram → um para o cartão de retorno, outro para o panfleto da campanha de check-up.
- Chat do site → guarda a campanha e o clique do Google Ads e do Meta, mesmo que o paciente volte dias depois por outro caminho.
- E-mail e Telegram também registram o primeiro contato.
O relatório conta contatos e interações por origem e campanha. Gasto de anúncio e custo por lead continuam no gerenciador de anúncios.
Ver como a origem é registradaExemplo ilustrativo · varia por operação
Dúvidas frequentes de clínicas
Recepção que responde, marca e lembra na mesma tela.
Teste grátis por 7 dias. Conecte o WhatsApp da recepção, cadastre o horário de atendimento e marque a primeira consulta com aviso ao paciente.