Matrícula, mensalidade e grupo da turma na mesma conversa com a família.
O WhatsApp da secretaria e do financeiro, o Instagram, o e-mail e o chat do site numa só Caixa de Entrada. A proposta de matrícula vai por link para a família aceitar, a mensalidade vira um pedido que se repete todo mês, com lembrete da parcela, e os grupos de turma ficam separados das conversas diretas.
Reconhece esses problemas?
Três mensagens sobre a mesma vaga
A mãe perguntou no Instagram, repetiu no WhatsApp e mandou e-mail. Cada mensagem caiu num lugar, e a resposta só saiu no dia seguinte.
Matrícula em planilhas separadas
Cada pessoa da secretaria anota os interessados do seu jeito. Ninguém sabe quantas famílias visitaram, quantas receberam a proposta e quantas escolheram outra escola.
O contrato foi, a resposta não veio
O PDF segue pelo WhatsApp e ninguém sabe se a família abriu. A secretaria descobre na véspera das aulas que a matrícula não foi confirmada.
Mensalidade conferida no extrato
O financeiro procura quem não pagou, manda a mesma mensagem família por família e anota à mão quem pagou só metade.
O grupo da turma no celular de alguém
Recado de reunião e aviso de passeio saem do WhatsApp pessoal da coordenadora. Quando ela sai de férias, a turma fica sem resposta.
Rematrícula lembrada em cima da hora
A campanha de rematrícula sai para a base inteira no mesmo dia, inclusive para quem já renovou.
O Codewo junta a conversa com a família, a matrícula e a mensalidade na mesma tela, e cuida dos lembretes que ninguém tem tempo de fazer.
O ano da família, do primeiro contato à renovação.
O que acontece com cada família no Codewo, da pergunta sobre a vaga à rematrícula do ano seguinte.
A família pergunta
Instagram, WhatsApp, chat do site ou e-mail caem na mesma Caixa de Entrada. Quem responde vê a conversa inteira, em qualquer canal.
A visita entra na Agenda
A secretaria marca a visita, e a família pode ser avisada ao marcar, ao reagendar e no lembrete. A atendente virtual pode oferecer os horários livres na conversa.
A matrícula anda no funil
Interessado, Visita, Proposta enviada, Matriculado: as etapas que você definir, com o selo de parada quando uma família fica esquecida.
A família aceita a proposta
Pelo link, no celular: itens, condição de pagamento e termos. O aceite vira pedido com as parcelas combinadas.
Mensalidade e rematrícula
O pedido do mês nasce sozinho. As automações que você ligar lembram a parcela e, quando o ciclo do ano fecha, lembram a rematrícula também.
A matrícula ganha funil, proposta e aceite registrado.
Cada família interessada vira uma negociação em Negócios, e a proposta de matrícula vai por link, com a leitura medida.
Um funil com as etapas da escola
Crie o funil de matrícula com as suas etapas. Cada etapa diz depois de quantos dias a negociação está parada, e ela ganha o selo “parada há N dias”.
Adicionar ao funil, da conversa
No topo da conversa ficam Adicionar ao funil, Criar orçamento e Registrar venda. A secretaria registra a matrícula sem sair da conversa com a família.
Proposta de matrícula por link
Taxa de matrícula, material e uniforme, com validade, condição de pagamento e termos. A família abre no celular e aceita ou recusa ali mesmo, sem PDF.
“Integral ou meio período?”
Um grupo “escolha uma” deixa a família escolher o turno na própria proposta, com o total mudando na hora. O material extra entra como “Leve também”, para ela marcar se quiser.
Lida por 2 pessoas, 3 vezes
Você vê quantas pessoas leram, quantas vezes e se chegaram no preço, e é avisado quando a família abre. Duas pessoas lendo costuma ser a família decidindo junto.
Por que a família escolheu outra escola
Ao marcar a negociação como perdida, o motivo sai de uma lista curta que você ajusta. O relatório do funil soma os motivos em quantidade e em dinheiro.
O aceite pelo link é um clique registrado, com data, horário e a versão exata do documento, e não assinatura eletrônica com certificado digital. O PDF sai pela impressão do navegador. No WhatsApp oficial, se a família não escreve há mais de 24 horas, o primeiro envio da proposta sai como texto livre, que a Meta não entrega: nesse caso, use o Avisar cliente, que oferece o modelo aprovado.
A mensalidade se repete. O lembrete também.
No Novo pedido, o campo Repetir transforma o pedido no contrato: o do mês seguinte é criado sozinho, com as linhas, o preço e a condição de pagamento combinados.
- Baixa parcial é rotina“Pagou R$ 800 dos R$ 1.600” deixa o pedido Parcialmente pago, e o saldo continua em A receber até a próxima baixa. Os gatilhos Pagamento recebido e Pedido quitado podem mandar o agradecimento.
- Cobrança com a chave PIXNo pedido com saldo, o botão Avisar cliente sugere Enviar a cobrança, com a parcela, o vencimento e a chave PIX que você cadastrou.
- Lembrete antes, cobrança depoisAs automações de Parcela vencendo e Parcela vencida mandam a mensagem sozinhas, uma vez por parcela, com valor e vencimento. Para o lembrete chegar antes, dê ao contrato uma condição com prazo, como “vence em 10 dias”: à vista, a parcela vence no dia em que o pedido nasce. As receitas prontas abrem como rascunho.
- Recibo de cada pagamentoO recibo sai pronto para imprimir ou salvar em PDF, com o saldo daquele momento.
O Codewo não emite boleto nem QR Code PIX, não cobra no cartão e não confere o extrato: a família paga pela chave PIX ou como já paga, e alguém da equipe registra a baixa quando o pagamento cai. A nota fiscal continua no seu sistema fiscal.
| Parcela | Vencimento | Forma | Valor | Recebido | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05/10/2026 | PIX | R$ 1.600,00 | R$ 800,00 | R$ 800,00 | Receber |
| 05/10 14:32 · comprovante | + R$ 800,00 | |||||
Oi Juliana! Segue a cobrança do pedido PED-2026-0318. Valor: R$ 800,00 Vencimento: 05/10/2026 Chave PIX: financeiro@exemplo.com.br Depois de pagar, mande o comprovante por aqui.
A rematrícula chega para quem ainda não renovou.
Dois caminhos: um lembra cada família na hora dela, o outro organiza a campanha da turma inteira.
Hora de recomprar
Venda a matrícula sempre pelo mesmo produto do catálogo, ano após ano. Com o gatilho Hora de recomprar, o ciclo em dias que você define (por exemplo, 330) e a condição “nome do produto contém Matrícula”, cada família recebe a mensagem de rematrícula quando o ciclo dela passa. Quem já fez a nova matrícula sai da lista sozinho.
Transmissão que já põe no funil
Filtre as famílias pela turma e deixe de fora quem já renovou, pela etiqueta ou pela etapa do funil. Depois do envio, cada uma entra no funil de rematrícula com responsável, prazo e lembrete. Quem respondeu segue por um caminho; quem ficou em silêncio recebe um lembrete no prazo que você escolher.
Hora de recomprar roda numa varredura diária, dispara uma vez por família e produto em cada ciclo e só considera os ciclos que vencem depois de a automação ser ligada: a família cujo ciclo já passou fica de fora, e para ela vale a transmissão. O produto precisa continuar ativo no catálogo. Como toda receita pronta, ela abre como rascunho: nada vai para a família antes de alguém ler o texto e ligar.
O grupo da turma dentro da Caixa de Entrada.
Os grupos do WhatsApp conectado por QR Code e do Telegram entram na mesma caixa, separados das conversas diretas. Quem responde é a escola, e não o celular de uma pessoa.
- Tudo · Diretas · GruposUm filtro próprio, que combina com os outros: “atribuídas a mim, só grupos” é um clique.
- @todos de verdadeNo WhatsApp Web, a secretaria marca uma família ou o grupo inteiro, e o celular de cada participante notifica como no app.
- Quem falou vira contatoO painel do grupo mostra os participantes e abre a ficha de quem falou, ou cria a ficha com o telefone já preenchido.
- Fim do ano letivoA escola sai de vários grupos de uma vez, pelas ações em massa.
O WhatsApp oficial não atende grupo. A marcação com @ funciona no WhatsApp conectado por QR Code, e no Telegram o painel lista só os administradores do grupo. A atendente virtual e as sugestões da IA não atuam em conversa de grupo.
Cada setor no seu número, cada pessoa no seu papel.
A escola decide quem atende cada canal, quem vê o quê e quem cuida de cada família.
Um número para cada setor
O WhatsApp da Secretaria para a secretaria, o do Financeiro para o financeiro. Quem não atende o número não vê as conversas dele nem responde por ele.
Conversa nova com dono
Rodízio, Balanceamento de carga ou distribuição Manual. Regras por palavra-chave mandam “mensalidade” para o financeiro e “vaga” para a secretaria.
Um cargo para cada função
Super Administrador, Administrador, Gerente, Agente e Visualizador, ajustáveis. Dá para criar um cargo de financeiro que vê pedidos e pagamentos sem ver conversas.
O consultor dono da família
Cada família pode ter um consultor na carteira. Com o Atendimento por carteira ligado, a família que já tem consultor fala direto com ele.
O aluno na ficha da família
Série, turno e nome do aluno em campos personalizados (são 18 tipos), que viram filtro na lista de contatos e no público das transmissões.
“Vou conversar em casa e te falo”
Adiar tira a conversa da fila e a traz de volta no dia marcado, ou antes, se a família escrever.
Visita e reunião na Agenda
A família pode ser avisada ao marcar, ao reagendar e no lembrete. Ao concluir, a secretaria registra se a visita aconteceu ou se a família não compareceu.
A família liga pelo WhatsApp
No WhatsApp oficial, a ligação toca no navegador de quem pode atender e fica na conversa; a perdida aparece em vermelho. A escola também liga para a família que autorizou.
As ligações funcionam só no WhatsApp oficial, com o número habilitado pela Meta para chamadas, e hoje tocam para todos da escola com permissão de atender, não só para quem atende aquele número. A ligação recebida não é cobrada pela Meta; a feita pela escola é cobrada pela Meta direto do dono do número.
Tira a dúvida da família com o seu material e passa a conversa ao consultor.
Com trabalhos prontos, ela responde valores, turnos e documentos a partir da sua Base de Conhecimento e oferece horários livres para a visita. No WhatsApp e no Telegram, ela também responde a situação da proposta, põe a família no funil de matrícula e monta o rascunho da proposta, que a equipe revisa e envia. Quando é hora de uma pessoa, ela passa a conversa ao consultor dono daquela família. A partir do plano Professional, com uma franquia mensal de conversas.
Ver a atendente virtual“Está caro”, “vou pensar”: a resposta sai do material da escola.
Enquanto a família escreve, a IA sugere o próximo passo (agendar o retorno, adiar, atualizar a ficha, criar a negociação), e nada acontece sem o clique de quem atende. Responder objeção, a partir do plano Professional, escreve a resposta com a sua Base de Conhecimento; se o material não cobre a objeção, a sugestão não aparece.
Ver a IA do CodewoO comunicado sai só para as famílias da turma certa.
O público se monta pela etiqueta ou pelo campo da turma, e cada família recebe na própria conversa. No WhatsApp oficial, quem não escreve há mais de 24 horas recebe o modelo aprovado; no WhatsApp conectado por QR Code, o intervalo entre os envios pode variar. O resultado mostra entregues, lidos e respondidos.
Ver TransmissõesFeira, panfleto ou anúncio: de onde vêm as famílias?
Na época de matrícula, saber que ação trouxe cada família ajuda a decidir onde investir no ano seguinte. O Codewo registra a origem no primeiro contato.
- Anúncio do Meta com botão de WhatsApp: quem atende vê o anúncio (título, texto e imagem) acima da primeira mensagem da família, no WhatsApp oficial e no conectado por QR Code.
- Link rastreável com QR Code para o panfleto, a faixa na fachada e o estande da feira de escolas, um para cada campanha.
- Chat do site: guarda a campanha, o clique do Google Ads e do Meta e a página por onde a família entrou.
- E-mail e Telegram também registram o primeiro contato.
O relatório conta contatos e interações por origem e campanha. Gasto de anúncio e custo por lead continuam no gerenciador de anúncios.
Ver como a origem é registradaExemplo ilustrativo · varia por operação
Dúvidas frequentes de escolas e cursos
A próxima temporada de matrículas pode começar organizada.
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