O WhatsApp do escritório, organizado por cliente e por contador.
WhatsApp, e-mail e chat do site numa Caixa de Entrada só, com o contador de cada cliente na carteira e o honorário mensal gerado sozinho, com lembrete da parcela. A apuração continua no seu sistema contábil; a conversa, os prazos da equipe e a cobrança ficam aqui.
Reconhece esses problemas?
O documento que ninguém acha
O extrato veio pelo WhatsApp, o informe pelo e-mail e a nota por outro número. Na hora de lançar, alguém pede tudo de novo.
O prazo que dependia de memória
Dez clientes com a mesma guia vencendo na mesma semana, e o controle numa planilha que só uma pessoa abre.
“Quem cuida desse cliente?”
A mensagem cai para quem estiver livre, e o cliente explica tudo de novo para alguém que não conhece a empresa dele.
A mesma pergunta toda semana
“Quando sai minha guia?”, “quais documentos mando para o IR?”. Cada resposta é digitada de novo, do zero.
Alguém saiu, e as conversas foram junto
O atendimento acontecia no celular de quem saiu, e ninguém sabe o que foi combinado com os clientes dela.
O honorário que ninguém cobrou
A mensalidade venceu, o financeiro não viu, e a cobrança depende de alguém lembrar e achar o jeito certo de pedir.
O Codewo não substitui o sistema contábil. Ele organiza o que fica em volta dele: a conversa com o cliente, quem cuida de quem, os prazos da equipe e o honorário.
Da mensagem do cliente ao honorário recebido.
Cinco passos do dia a dia, sem planilha paralela e sem conversa presa no celular de alguém.
O cliente escreve
WhatsApp, e-mail ou chat do site chegam numa Caixa de Entrada só, com o histórico inteiro do cliente ao lado.
Vai para o contador dele
Com o Atendimento por carteira ligado, a conversa de quem já tem contador vai direto para ele, sem fila e sem sorteio.
O arquivo fica no cliente
O que o cliente manda fica na conversa e em Arquivos, que tem uma visão por contato, e a busca rápida acha depois.
Cada prazo tem dono
Cada vencimento que o escritório cadastra é uma tarefa com responsável, cliente vinculado e lembretes antes do prazo.
O honorário se repete
O pedido recorrente gera o honorário de cada mês, e as automações lembram a parcela antes e depois do vencimento.
O que o escritório usa todo dia.
Do atendimento de cada dia à reunião com o cliente, no mesmo lugar em que a conversa acontece.
Um número por departamento
O WhatsApp do Pessoal só para o Pessoal, o do Fiscal só para o Fiscal. Quem não atende um número não vê as conversas dele.
Regras de roteamento
Uma palavra na primeira mensagem, como “folha”, “férias” ou “rescisão”, manda a conversa para a equipe certa.
Ficha com o que importa
Razão social, CNPJ, inscrições e e-mail financeiro na ficha, e campos seus, como regime tributário, com CPF e CNPJ validados.
Adiar
“Te mando o extrato na segunda”: a conversa sai da fila e volta sozinha no dia marcado, ou antes, se o cliente escrever.
Comentários internos
Chame um colega com @ dentro da conversa, sem o cliente ver: “Carla, chegou a nota de devolução deste cliente”.
Mensagem agendada
Escreva hoje o lembrete para o cliente mandar os dados da folha, e a mensagem sai sozinha no dia e na hora marcados.
Reunião com dossiê
Suba a gravação da reunião com o cliente e receba resumo, decisões e ações com responsável e prazo. A partir do plano Professional.
Painéis do escritório
Conversas aguardando resposta, tempo de primeira resposta, tarefas atrasadas: mais de 60 indicadores para montar o seu painel.
Cada cliente tem um contador. E todo mundo sabe qual.
A carteira diz quem responde pelo relacionamento com cada cliente, separado de quem atende a conversa agora. Ela aparece na ficha, no painel ao lado da conversa, na lista de contatos e em Negócios.
- Atendimento por carteiraLigado, o cliente que já tem contador fala direto com ele, sem menu, sem atendente virtual e sem sorteio. Se o contador estiver offline, você escolhe entregar mesmo assim ou seguir a triagem.
- Minha carteiraCada contador separa na Caixa de Entrada as conversas dos próprios clientes, dentro do que o cargo dele já pode ver.
- Troca com históricoQuando alguém sai, você mantém, solta ou transfere a carteira inteira. Toda troca fica registrada, e quem recebe cliente novo é avisado.
- Quanto o cliente deve, ao lado da mensagemO painel mostra o total, o que está em aberto (em vermelho quando há parcela vencida) e os últimos pedidos.
- Campos do seu jeito18 tipos de campo personalizado, como regime tributário, número de funcionários ou início do contrato, que viram coluna e filtro na lista e público de transmissão.
Exemplo ilustrativo: o painel do contato ao lado da conversa
Cada vencimento com dono e lembrete.
O Codewo não calcula obrigação fiscal. Ele dá a cada prazo que o escritório cadastrou um responsável e lembretes antes de vencer.
Tarefa com vários lembretes
Cada vencimento tem responsável (pessoa ou equipe), cliente vinculado e vários lembretes, de minutos a uma semana antes, no app, no navegador ou por e-mail, como cada pessoa preferir.
Um quadro por rotina
Fechamento do mês, folha, declaração de IR: uma tarefa por cliente, com subtarefas, anexos e comentários. Tarefa com data aparece na Agenda.
A planilha que você já tem
A planilha de controle, salva em CSV, entra num Workspace como tabela, com as colunas casadas, até 500 linhas por vez.
A agenda do escritório
Dia, semana, mês, lista e linha do tempo, com atalhos para Meu dia e Atrasadas. A reunião marcada pode avisar o cliente ao marcar e no lembrete.
A Agenda não tem compromisso que se repete: cada vencimento é um item. A mesma obrigação de vários clientes vira uma tarefa por cliente num quadro. As datas são cadastradas pelo escritório, porque o Codewo não conhece o calendário fiscal.
O honorário de cada mês nasce sozinho.
O honorário é um pedido que se repete. No Novo pedido, o campo Repetir oferece todo mês, a cada 3 ou 6 meses e todo ano: o primeiro pedido vira o contrato, e cada ciclo gera o pedido do mês com o valor combinado.
- Parcela com vencimentoA condição de pagamento do contrato vale para cada ciclo, e o pedido do mês nasce com a parcela e o vencimento certos.
- Lembrete antes, cobrança depoisAs automações Parcela vencendo e Parcela vencida mandam a mensagem sozinhas, uma vez por parcela, com valor e vencimento. Vêm como receitas prontas, que abrem como rascunho para você revisar.
- Cobrança com a chave PIXNo pedido com saldo, o botão Avisar cliente sugere “Enviar a cobrança”, já com a parcela, o vencimento e a chave PIX que você cadastrou.
- A receberUma visão com o que entra, o que venceu e quem cobrar hoje, com a baixa direto da linha.
- Recibo prontoRecibo do pedido e recibo de cada pagamento, com o saldo daquele momento, para imprimir ou salvar em PDF pelo navegador.
O Codewo não emite boleto nem QR Code PIX e não cobra sozinho: ele cria o pedido do mês, lembra o cliente e guarda a baixa que alguém da equipe registra quando o pagamento cai. A chave PIX vai na cobrança do Avisar cliente; as automações de parcela levam valor e vencimento. A nota fiscal de serviço continua no seu emissor, e o pedido guarda o número e o link dela.
Este pedido vira o contrato. O próximo é criado sozinho no vencimento — sem cobrança automática.
Sai pela conversa mais recente do cliente, como mensagem sua.
Exemplo ilustrativo
O cliente liga pelo WhatsApp e o escritório atende no navegador.
Sem central telefônica: o aviso aparece na tela de quem pode atender, e a ligação fica na conversa, com a duração e quem atendeu. Chamada perdida aparece em vermelho, e a gravação é opcional, com aviso ao cliente. Funciona no WhatsApp oficial, com o número habilitado pela Meta para chamadas.
Ver como funcionam as ligaçõesTira as dúvidas de sempre e passa para o contador do cliente.
A partir do plano Professional, ela responde com o material do escritório (documentos do IR, prazos de envio, como mandar as notas), descobre o assunto e passa a conversa para a equipe certa ou para o contador dono daquele cliente na carteira. No WhatsApp e no Telegram, quem quer abrir empresa vira negociação no funil, e a proposta sai como rascunho, com o preço do seu catálogo, para alguém da equipe conferir e enviar.
Ver os trabalhos da atendente virtualA campanha do Imposto de Renda, sem mandar um por um.
Escolha quem recebe por etiqueta, por campo personalizado (só os clientes do Simples, por exemplo) ou pela carteira de um contador. Quem responder segue um caminho, e quem ficar em silêncio recebe um lembrete depois do prazo que você escolher. No WhatsApp oficial, para quem não escreve há mais de 24 horas, sai o modelo aprovado.
Ver TransmissõesQuem pediu orçamento de abertura de empresa não se perde no WhatsApp.
Com Adicionar ao funil, no topo da conversa, a negociação vai para o funil em Negócios, na etapa que você escolher; se o cliente já tem contador na carteira, ele fica como responsável. Ao perder, o motivo fica registrado, e o relatório mostra se o escritório perde por preço, por prazo ou para a concorrência.
Ver como funciona NegóciosA proposta sai por link, e você sabe quando o cliente leu.
O cliente abre no celular, lê os serviços, a condição de pagamento e a validade, e aceita ou recusa no próprio documento. Você é avisado quando ele abre e quando chega no preço, e no aceite o pedido nasce com as parcelas da condição escolhida.
Ver como a proposta funcionaAcesso por cargo, por canal e por carteira.
O estagiário pode ver só os clientes dele, e a sócia, todos. São mais de 100 permissões, com cinco cargos prontos e os que você criar, e o acesso do suporte à sua conta deixa rastro.
O cliente novo veio de indicação, do Google ou da placa na fachada?
Muito escritório contábil cresce por indicação e por busca. O Codewo registra a origem do contato no primeiro toque, nos canais em que esse sinal existe, e a indicação pode ficar num campo da ficha.
- Busca paga no Google → o chat do seu site guarda a campanha, o clique do Google Ads e a página de entrada.
- Placa na fachada, cartão de visita ou palestra → link rastreável com QR Code, que abre o seu WhatsApp com a campanha registrada.
- Anúncio do Meta com botão de WhatsApp → o atendente vê o anúncio acima da primeira mensagem, no WhatsApp oficial e no conectado por QR Code.
- Indicação de cliente → um campo personalizado “Indicado por”, do tipo contato, guarda quem indicou, na ficha e como coluna na lista de contatos.
O relatório conta contatos e interações por origem e campanha. Gasto de anúncio e custo por lead continuam no gerenciador de anúncios.
Ver como a origem é registradaExemplo ilustrativo · varia por operação
Dúvidas frequentes de escritórios contábeis
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