Exemplos de automação passo a passo

Estes seis exemplos mostram como montar, no construtor, as automações que mais aparecem no dia a dia. Cada um traz o gatilho, os passos na ordem, as regras do fluxo e como testar antes de publicar. Quando existe uma receita pronta parecida, o exemplo indica: comece por ela e ajuste.

O que é

Cada exemplo usa as peças do construtor com os nomes que aparecem na tela:

Peça	Onde fica
Gatilho	O primeiro cartão. Na automação nova, é a grade "Como sua automação começa?"
Só entra se	Condições no painel do gatilho. Quem não passa nelas nem entra no fluxo
Passos	O + entre os cartões abre a paleta, com os grupos Mensagens, Equipe e atendimento, CRM e vendas, Lógica e tempo, Inteligência e Integrações
Caminhos	Passos que dividem o fluxo: Condição, Horário de atendimento, Perguntar e aguardar e os ramos de IA, como Por sentimento
Regras	Botão no topo do construtor, com o que vale para o fluxo inteiro: quem pode entrar de novo, clientes de carteira, quando sair antes do fim e o que fazer quando um passo falha

Nas mensagens, as variáveis entram pelo seletor do próprio passo, que mostra só o que o gatilho escolhido traz. As mais usadas nestes exemplos:

Variável	Vira
{{contact.first_name}}	Primeiro nome do contato
{{contact.name}}	Nome completo do contato
{{quote.number}}	Número da proposta
{{quote.total}}	Total da proposta, já com "R$"
{{quote.public_url}}	Link da proposta para o cliente

Para conhecer cada gatilho e cada passo, veja Automações: gatilhos, passos e caminhos.

Como funciona

Todo exemplo segue o mesmo roteiro:

1. Em Automações, clique em Nova automação e escolha Do zero (ou a receita indicada).
2. Escolha o gatilho e preencha Só entra se, quando houver.
3. Adicione os passos pelo +, na ordem indicada.
4. Abra Regras e ajuste o que o exemplo pede.
5. Clique em Salvar e depois em Testar (a automação começada do zero só é testada depois de salva). A simulação usa a conversa mais recente que você pode ver, mostra cada passo como passaria e não envia nada.
6. Clique em Publicar.

Duas coisas valem para todos os exemplos:

• O passo Horário de atendimento divide o fluxo nos caminhos No horário e Fora do horário, pelo horário padrão da empresa, em Configurações → Organização → Horário de Atendimento (não pelo horário de uma equipe). Sem ele configurado, o passo segue sempre por Fora do horário.
• Valores em condições são números em reais: "Valor da proposta (R$) maior que 10000" quer dizer R$ 10.000,00.

Exemplo 1: menu de atendimento com botões

Cenário: uma loja de materiais de construção quer separar, logo na chegada, quem quer orçamento, quem pergunta de entrega e quem fala de pagamento.

Receita parecida: Menu de atendimento no WhatsApp.

Gatilho: Conversa aberta. No painel, Canal: o WhatsApp da loja; Iniciada por: Pelo Contato.

Passos:

1. Lógica e tempo → Horário de atendimento. O fluxo se divide em No horário e Fora do horário.
2. No caminho No horário, Mensagens → Perguntar e aguardar. Na aba Pergunta: "Olá, {{contact.first_name}}! Como podemos ajudar?". Crie três botões: Orçamento, Entregas e Financeiro. Na aba Respostas, acrescente Palavras-chave a cada um (por exemplo, "preço" e "1" em Orçamento; "boleto" e "3" em Financeiro). Cada botão vira um caminho com o nome dele.
3. Em cada caminho de botão, Equipe e atendimento → Distribuir ou atribuir. Em Atribuir para, escolha Pessoa ou equipe e a equipe do assunto; em Como distribuir na equipe, Rodízio entre as pessoas.
4. No caminho Sem resposta válida, Enviar mensagem: "Tudo bem! Uma pessoa da equipe vai te responder em instantes."
5. No caminho Fora do horário, Enviar mensagem: "Oi, {{contact.first_name}}! Estamos fechados agora. Respondemos amanhã a partir das 8h."

Regras: Quem pode entrar de novo → A cada período, 1 dia. Quando alguém da equipe responder na conversa → Sai quem esperava resposta (o padrão): quando alguém da equipe escreve na conversa, a pergunta deixa de esperar.

Testar: dentro do horário de atendimento, a pergunta aparece como o cliente veria. Toque em "Entregas" e confira que o caminho da equipe de entregas fica verde. Fora do horário, a simulação segue por Fora do horário.

No WhatsApp oficial, no Telegram, no Messenger e no Instagram, as opções viram botões de resposta. No WhatsApp Web, saem como lista numerada, e o cliente responde com o número. Nos outros canais, a pergunta vai como texto e vale a palavra-chave. A pergunta espera 24 horas por padrão (Avançado → Timeout (minutos)); depois disso, segue por Sem resposta válida.

Exemplo 2: fora do horário, com equipe de plantão

Cenário: uma assistência técnica atende de segunda a sexta, das 8h às 18h, e tem um técnico de plantão à noite.

Receita parecida: Responder fora do horário.

Gatilho: Mensagem recebida.

Passos:

1. Lógica e tempo → Horário de atendimento.
2. No caminho Fora do horário, Enviar mensagem: "Oi, {{contact.first_name}}! Nosso horário é de segunda a sexta, das 8h às 18h. O técnico de plantão já recebeu sua mensagem."
3. Ainda no caminho Fora do horário, Distribuir ou atribuir → equipe Plantão → Deixar na fila da equipe.
4. O caminho No horário fica vazio: a conversa segue a distribuição normal.

Regras: Quem pode entrar de novo → A cada período, 1 dia. Sem isso, cada mensagem da noite recebe a mesma resposta.

Testar: o caminho é decidido pelo horário do momento do teste. Fora do expediente, o caminho Fora do horário fica verde; dentro dele, o No horário.

Exemplo 3: cliente VIP com prioridade e dono

Cenário: clientes com a etiqueta VIP devem entrar como urgentes e ir direto para a gerente de contas.

Gatilho: Conversa aberta, Iniciada por: Pelo Contato. Em Só entra se: Etiqueta do Contato contém VIP.

Passos:

1. Equipe e atendimento → Atualizar conversa. Campo: Prioridade; Nova prioridade: Urgente.
2. Distribuir ou atribuir. Em Atribuir para, escolha Dono da carteira e, como alternativa para quem não tem carteira, a gerente de contas. Se a empresa não usa carteira, escolha Pessoa ou equipe e a gerente direto.
3. Mensagens → Nota interna: "Cliente VIP: atender primeiro." Só a equipe vê.

Regras: Quem pode entrar de novo → Sempre, para valer em toda conversa nova do cliente. Se a empresa usa o Atendimento por carteira, em Clientes de carteira escolha Roda também para clientes de carteira; no padrão, esta automação pularia justamente os clientes com dono.

Testar: em Outro contato, busque um cliente com a etiqueta VIP e confira a prioridade e a nota na simulação.

Exemplo 4: cliente irritado, gerente avisado

Cenário: quando o cliente escreve irritado, o gerente de atendimento quer saber na hora, e a conversa deve subir na fila.

Receita parecida: Cliente irritado, gerente avisado. Exige a análise das mensagens por IA no plano.

Gatilho: Mensagem recebida.

Passos:

1. Inteligência → Por sentimento. O fluxo se divide pelos sentimentos da análise.
2. No caminho Negativo, Atualizar conversa → Prioridade → Urgente.
3. Depois, Equipe e atendimento → Avisar pessoas da equipe. Em Para quem, Pessoas ou equipes específicas → o gerente. Mensagem: "{{contact.name}} parece irritado. Vale olhar a conversa agora."
4. Repita os dois passos no caminho Muito negativo, com um texto mais forte.

Regras: Quem pode entrar de novo → A cada período, 1 dia, para o gerente não receber um aviso a cada mensagem da mesma pessoa.

Testar: clique no caminho Negativo na simulação para ver o que aconteceria. O passo espera a análise da mensagem por cerca de um minuto; se ela não chegar, o fluxo segue pelo caminho Sem análise.

Exemplo 5: leads separados por campanha

Cenário: uma escola de idiomas divulga no Instagram um link rastreável com a campanha "matriculas_2027", anuncia no Google Ads e quer cada lead no funil certo.

Receita parecida: Distribuir leads e avisar a equipe (um funil só).

Gatilho: Conversa aberta, Iniciada por: Pelo Contato. Em Só entra se: Contato é novo.

Passos:

1. Lógica e tempo → Condição. Em Como escolher o caminho, O primeiro que combinar. Clique em Adicionar bloco e crie:
   • "Matrículas": Nome da campanha contém "matriculas".
   • "Google": Origem é Google Ads.
     O caminho Senão vem sozinho.
2. No caminho "Matrículas", CRM e vendas → Criar ou mover negociação. Funil: Matrículas 2027; Etapa: Novo; Título da negociação: "Lead de {{contact.name}}". Em Detalhes da negociação (opcional), Atribuir para: a coordenadora comercial.
3. No caminho "Google", Criar ou mover negociação no funil Vendas, etapa Novo.
4. No caminho Senão, Criar ou mover negociação no funil Vendas e Adicionar etiqueta "Origem a conferir".

Regras: Quem pode entrar de novo → Uma vez. Em cada Criar ou mover negociação, a seção Regras do passo diz o que fazer Se o contato já tem negociação neste funil: mover, só atualizar os dados ou pular.

Testar: em Outro contato, escolha um lead que veio da campanha e confira, na simulação, por qual bloco ele passou.

A origem só existe quando o lead chega com rastreio: anúncio de clique para o WhatsApp, link rastreável ou WebChat com parâmetros de campanha. O Nome da campanha vem do parâmetro de campanha do link rastreável ou do endereço que abriu o WebChat. O anúncio de clique para o WhatsApp traz a Origem Meta Ads, mas não o nome da campanha: para separar esses leads, crie um bloco com Origem é Meta Ads. Quem chega sem rastreio fica como Direto e cai em Senão. Veja Link Rastreável: saber de onde veio cada lead.

Exemplo 6: lembrete de proposta sem resposta

Cenário: uma marcenaria sob medida quer lembrar o cliente 3 dias depois de enviar a proposta. Nas propostas acima de R$ 10.000, prefere que o vendedor ligue.

Exige o módulo de vendas (Catálogo, Orçamentos e Vendas) no plano.

Automação A, lembrete ao cliente. Comece pela receita Cobrar orçamento sem resposta:

1. O gatilho Orçamento sem resposta já vem com Dias sem resposta: 3. Em Só entra se, acrescente Valor da proposta (R$) menor que 10000.
2. O passo Esperar horário de atendimento já vem pronto: a verificação é feita no começo da manhã, e a mensagem espera a loja abrir.
3. Revise o texto de Enviar mensagem. Ele usa {{quote.number}}, {{quote.total}} e {{quote.public_url}}.

Automação B, aviso ao vendedor. Do zero:

1. Gatilho Orçamento sem resposta, Dias sem resposta: 3. Só entra se: Valor da proposta (R$) maior que 10000.
2. Avisar pessoas da equipe → Pessoas ou equipes específicas → equipe Comercial. Mensagem: "Proposta {{quote.number}} de {{contact.name}}, de {{quote.total}}, está sem resposta há 3 dias. Vale ligar."

Regras: mantenha Quem pode entrar de novo em Sempre: cada proposta dispara uma vez por prazo, e um cliente pode ter várias propostas.

Testar: confira o texto na prévia do passo. Depois de publicar, acompanhe as primeiras execuções pelo painel Execuções.

Para um segundo lembrete, duplique a automação A e troque para 7 dias, com um texto mais curto. Os gatilhos de venda estão em Automações de venda: proposta, pedido e pagamento.

Pegadinhas comuns

• Automação salva não é automação no ar. Só roda depois de Publicar.
• Duas automações com o mesmo gatilho rodam as duas. Se o menu e a do cliente VIP distribuem a mesma conversa, vale a última atribuição. No menu, acrescente Só entra se: Etiqueta do Contato não contém VIP.
• A distribuição da Caixa de Entrada vem depois. As automações de "Conversa aberta" rodam antes das regras de roteamento, e uma regra que casar atribui por cima do que a automação fez. Veja Distribuição de conversas: carteira, IA primeiro, regras e rodízio.
• Com a atendente virtual atendendo primeiro, "Conversa aberta" não roda. Se ela pega a conversa, as automações desse gatilho ficam de fora para aquela conversa.
• Resposta automática em dobro. A Caixa de Entrada tem a própria mensagem de fora do horário, em Configurações → Caixa de Entrada → Geral. Ligada junto com o exemplo 2, o cliente recebe as duas.
• "Nome da campanha" é o texto da campanha, do jeito que está no parâmetro de campanha do link. Prefira contém a é: "matriculas" acha "matriculas_2027" e "matriculas_2027_remarketing".
• Abrir a proposta não é responder. "Orçamento sem resposta" só deixa de valer quando o cliente aceita ou recusa, ou quando a proposta vence ou é substituída por outra versão.
• Fora da janela de 24 horas, o WhatsApp oficial não entrega texto comum. Para lembrete de proposta com dias de silêncio, troque o passo para Modelo aprovado (fora das 24h).
• Não existe gatilho "todo dia às 9h". Para quem sumiu ou ficou parado, use gatilhos que já olham o tempo: Negociação parada, Orçamento sem resposta, Cliente parou de comprar.
• A etiqueta é do contato. Na automação, Adicionar etiqueta marca o contato, não a conversa.

Boas práticas

• Comece pela receita quando houver uma parecida: ela já vem com as regras certas.
• Um objetivo por automação. Menu, VIP e alerta de irritação separados são mais fáceis de pausar e de entender do que um fluxo gigante.
• Nomeie pelo efeito, como "VIP: urgente e para a gerente", e escreva em Regras → Para que serve o motivo da automação.
• Teste com uma conversa real e olhe Resultados na primeira semana: passo em que ninguém passa é caminho mal configurado.

Veja também

• Receitas prontas de automação
• Automações: gatilhos, passos e caminhos
• Nova automação: descrever, do zero, regra rápida ou receita
• Testar e acompanhar uma automação
• Automações de venda: proposta, pedido e pagamento
• Horário de atendimento: expediente, horários por equipe e feriados
• Carteira de clientes: o vendedor dono de cada cliente
• Origem dos leads: relatórios de Atribuição e Jornada do Cliente