Membros são as pessoas da sua empresa que entram no Codewo com login próprio. Você convida cada pessoa em Configurações → Equipes & Membros → Membros, escolhe em quais equipes ela entra e qual cargo ela tem em cada uma. É o cargo que define o que ela vê e faz.
O que é
Membro é o usuário com login na sua empresa: quem atende na Caixa de Entrada, cuida dos contatos, monta orçamentos e lê relatórios. Cada membro tem nome, e-mail e foto. O que ele consegue fazer vem dos cargos que recebe nas equipes.
Todo membro pertence a pelo menos uma equipe. Toda conta nasce com a equipe Geral, e quem criou a conta entra nela como Super Administrador. O resto da equipe você convida.
Como funciona
- Convite por e-mail. A pessoa recebe um link, confere o nome e cria a própria senha. O link vale 24 horas.
- Pelo menos uma equipe. No convite você marca as equipes e escolhe o cargo em cada uma. A primeira equipe marcada vira a Principal (a estrela ao lado). A equipe principal é a que aparece na assinatura das mensagens, quando a empresa usa o formato com equipe, e é a primeira consultada para o horário da pessoa.
- Permissões vêm dos cargos. Quem está em duas equipes soma as permissões dos dois cargos. Detalhes em Cargos e permissões.
- Um e-mail, uma empresa. Um e-mail que já está cadastrado em outra empresa é recusado no convite.
- O status muda o acesso, não o histórico. Desativar ou excluir não apaga o que a pessoa fez: mensagens, contatos criados e atendimentos continuam com o nome dela.
Os status de um membro
| Status | Entra no Codewo? | O que acontece |
|---|---|---|
| Convidado | Não, até aceitar o convite | Aparece na lista. O menu da linha tem Reenviar Convite |
| Ativo | Sim | Atende, recebe conversas pela distribuição automática e aparece nas listas de pessoas |
| Inativo | Não | Não entra e não recebe conversas. O nome continua em tudo o que fez |
| Deletado | Não | Só aparece com a chave Mostrar deletados ligada, com a opção Restaurar |
Convidar um membro, passo a passo
Cenário: a Mariana vai atender na equipe Vendas como Agente.
- Em Configurações → Equipes & Membros → Membros, clique em Convidar Membro.
- Preencha Nome, Sobrenome (opcional) e o e-mail da Mariana.
- Em Equipes & Cargo, marque Vendas e escolha Agente no seletor de cargo ao lado.
- Confira a estrela: a equipe Principal é a primeira que você marcou. Para trocar, clique na estrela de outra equipe marcada.
- Clique em Enviar Convite. A Mariana aparece na lista como Convidado e recebe o e-mail.
- Ela abre o link, cria a senha e entra. O status passa para Ativo, e ela já vê as conversas atribuídas a ela e à equipe Vendas.
Para colocar a Mariana também na equipe Suporte, abra o menu da linha dela e use Gerenciar Equipes (veja abaixo).
Mudar equipes e cargo de quem já entrou
No menu da linha do membro, clique em Gerenciar Equipes. Na janela você marca ou desmarca equipes, troca o cargo de cada uma e escolhe a principal. Depois, Salvar Alterações.
A pessoa precisa continuar em pelo menos uma equipe ativa. Você também pode fazer o mesmo pela equipe: Configurações → Equipes & Membros → Equipes, menu da equipe, Gerenciar Membros.
A troca de cargo, ou de equipes, feita em Gerenciar Equipes pode levar até uma hora para valer em todas as telas: o menu já muda, mas algumas ações ainda seguem a regra antiga. Pela equipe, em Gerenciar Membros, a troca de cargo no seletor vale em segundos.
Reenviar o convite
O convite vale 24 horas. Se venceu ou a pessoa não achou o e-mail, abra o menu da linha e clique em Reenviar Convite. Sai um link novo, e o anterior deixa de valer.
Cada convite pode ser reenviado até 3 vezes, com pelo menos 5 minutos entre um envio e outro. Passou disso, exclua o convite e convide de novo.
Desativar
Use Desativar quando alguém sai da empresa ou se afasta. Na janela Desativar Usuário você confirma, e a pessoa não consegue mais entrar até ser reativada. Conversas, tarefas e dados continuam como estavam.
Desativar barra a próxima entrada, mas não desconecta quem já está conectado. Em desligamento, depois de desativar, encerre as sessões da pessoa em Configurações → Organização → Segurança, no cartão Sessões Ativas (botão Revogar). Veja Segurança da empresa.
Se a pessoa tem clientes na carteira e o seu cargo pode gerenciar todas as carteiras, a janela pergunta o que fazer com eles:
- Manter com (o nome da pessoa) por enquanto: os clientes continuam na carteira dela até alguém transferir.
- Deixar os clientes sem carteira: eles ficam sem dono.
- Transferir para outra pessoa: a carteira inteira vai para quem você escolher.
Cliente cujo dono está inativo deixa de ir direto para ele no atendimento por carteira e volta a passar pela triagem normal. Veja Carteira de clientes.
Para trazer a pessoa de volta, use Ativar no menu da linha.
Excluir e restaurar
Excluir tira a pessoa da empresa e de todas as equipes. A janela de confirmação avisa que a ação não pode ser desfeita, mas para quem já tinha aceitado o convite dá para voltar atrás:
- Ligue a chave Mostrar deletados, no alto da tela.
- No menu da linha da pessoa, clique em Restaurar.
- Ela volta como Inativo e sem equipe. Use Gerenciar Equipes para colocá-la numa equipe.
- Clique em Ativar.
Convite que nunca foi aceito é apagado de vez ao excluir: não há histórico a guardar. Para chamar a pessoa de novo, basta um convite novo.
A exclusão também oferece a escolha da carteira, igual à desativação. Ninguém consegue excluir a si mesmo.
A regra que protege a empresa
Nesta tela, o Codewo recusa desativar, excluir ou mudar as equipes e o cargo de alguém (em Gerenciar Equipes) quando isso deixaria a empresa sem nenhuma pessoa capaz de gerenciar cargos e usuários. A partir desse ponto ninguém conseguiria devolver acesso a ninguém, porque as telas que fariam isso exigem justamente essas permissões.
Se aparecer essa recusa, dê a outra pessoa um cargo com as permissões de editar cargos e editar usuários e tente de novo.
Essa conferência acontece na tela de Membros. Em Equipes → Gerenciar Membros e no editor de cargos ela não acontece, então prefira a tela de Membros para mexer no cargo de quem administra a conta.
Limite de usuários do plano
Cada plano tem um limite de usuários. Quando ele é atingido, a tela mostra Limite de usuários atingido e o link Ver opções, com os caminhos para aumentar o limite.
Convidados e inativos contam no limite. Excluídos não contam.
Pegadinhas comuns
- Desativar não apaga histórico. As mensagens que a Carla mandou continuam visíveis, os relatórios de SLA contam os atendimentos dela e o nome aparece nas conversas antigas. Muda só o acesso.
- Desativar não derruba a sessão aberta. Se a pessoa estava conectada, ela continua até você revogar as sessões dela em Configurações → Organização → Segurança.
- O cargo já vem preenchido no convite. Ao marcar uma equipe, o seletor de cargo vem com o último cargo da lista em ordem alfabética (em geral, Visualizador). Confira antes de enviar.
- E-mail de outra empresa é recusado. Se a pessoa já usa o mesmo e-mail em outra conta do Codewo, convide com outro e-mail.
- E-mail de um membro excluído também é recusado. Restaure o membro em vez de convidar de novo.
- Quem volta da exclusão volta sem equipe. Enquanto não tiver equipe, a pessoa não pode ser ativada.
- Inativo ocupa vaga. Se o limite do plano apertou, excluir quem saiu de vez libera a vaga. Restaurar depois continua possível.
- Trocar o cargo numa equipe não mexe na outra, mas o que vale é a soma. Se o João é Gerente em Vendas e Agente em Suporte, ele enxerga como Gerente nas duas.
Boas práticas
- Use e-mail corporativo. Facilita a auditoria e evita perder o acesso quando alguém sai.
- Em desligamento, desative, decida a carteira e revogue as sessões da pessoa na mesma hora. Excluir fica para limpeza de convites e cadastros errados.
- Revise a cada trimestre quem é Super Administrador ou Administrador.
- Mantenha pelo menos duas pessoas com permissão de gerenciar cargos e usuários, para não depender de uma só.
- Convide e distribua a equipe antes de ligar a distribuição automática de conversas.